מעט יותר משבוע לפני הפתיחה הרשמית של "הכנסת אורחים" לתשרי תשע"ז, והצוותים השונים עסוקים בהכנות מסביב לשעון. כמאתיים בחורים מחולקים לפי מחלקות, מתכוננים להגעתם של אלפי האורחים, כשעל הכל מנצח מנהל הארגון הרב מנחם מענדל הכהן הענדל שעושה את מלאכתו במסירות כמידי שנה זה למעלה עשרים שנים ברציפות.

ניצני האורחים הראשונים צפויים לנחות כבר לקראת שבת סליחות, אך רוב האורחים יגיעו בימים שלאחר השבת עד ערב ראש השנה. גל האורחים הראשון מורכב ברובו מהתמימים תלמידי ישיבות חב"ד וכן מבנות התיכון והסמינרים, ואילו האברכים והילדים יגיעו בעיקר בהמשך החודש.

על ההכנות הרוחניות עמלים הצוותים של הכנסת אורחים העובדים בשיתוף פעולה עם ארגון איגוד תלמידי הישיבות, הארגון הרשמי האחראי על תלמידי התמימים העושה מלאכתו בתיאום מלא עם הנהלות ישיבות תות"ל, ועם ארגון בית מדרש לנשים וארגון אחות התמימים הארגונים הרשמיים האחראים על הבנות העושים מלאכתם בתיאום עם הנהלות התיכונים והסמינרים. בנוסף פועלת מחלקת הילדים בשיתוף פעולה עם ארגון צבאות ה' באה"ק.

בעוד המחלקה הרוחנית עושה את הכנותיה, עסוקים במחלקה הגשמית על הכנת חדרי האוכל, המטבחים וכמובן על מערך הדירות הענק. מתחילת השבוע יחלו הצוותים במשימה של ניקוי הדירות וסידורן לקראת בוא האורחים. בהמשך לשנים שעברו, יגיעו מיטות קומותיים רבות נוספות חדשות לנוחויות האורחים.

האחראים על מחלקת הדירות מספרים על מאמצים יוצאי דופן להכנת דירות מסודרות, נקיות ומצויידות בכל הדרוש, כדי שהאורחים יוכלו להיות פנויים במהלך החודש בחצרות קדשנו לתפילה, לימוד, התוועדויות והתעלות רוחנית בד' אמות דכ"ק אדמו"ר מלך המשיח.

בימים האחרונים נערכו פגישות ואסיפות רבות של הנהלת הארגון, כמו גם צוותים שונים הנמצאים בהכנות קדחתניות.