מה התפקיד של מפיקה באירוע? ולמה זה כה חשוב לאירוע מוצלח?

שלום וברכה מארגנות ונשים יקרות!

בעקבות הכתבה הקודמת מאד שמחתי לקבל תגובות לאמייל ולטלפון להכיר פנים חדשות וגם לחזק קשרים עם שליחות מהעבר

מרגש לשמוע מקרוב על הפעילות והעשייה המבורכת שלכן.

בעקבות השיחות חזרה שוב ושוב אותה שאלה לכן החלטתי להתייחס היום אליה בכתבה זו. מה התפקיד של מפיקת אירועים? ולמה זה חשוב?

במילים פשוטות התפקיד של מפיקת אירועים היא ללוות את האירוע מא' ועד ת'.

היא זאת שאחראית לכל האספקטים באירוע משלב הרעיון עד לכיבוי האורות של האולם.

*שלב הרעיון- לאחר הכירות והבנת צרכים אודות מטרת האירוע כמות המשתתפות, מיקום, תאריך.

למפיקה יש אחראיות לחשוב על התוכן של האירוע שיהיה עם מסר מענין מקורי יצירתי ויוצא דופן וגם על שם לאירוע, איך הוא יצטייר בעיני הקהל? האם השם ימשוך את הנשים לבוא לאירוע? איך תראה הגרפיקה והעיצוב?

השלב הבא הוא:

* גיבוש ספקים ואומנים- לאחר שהבנו לשם מה מתכנסים מהו נושא עליו האירוע יהיה מדובר ניגשים לחשוב מי יתאים להרצות?האם יהיה מופע של מקהלה או הצגה? מה יתאים מה יעביר יותר את המסר של התוכן שבו יעסוק האירוע כמובן שצריכים להיות גמישים ולחשוב על כמה אפשרויות.

גיבוש הספקים כולל למצוא ספקים בתחום התאורה\גרפיקה \פלייבקים\אולפני הקלטות\הגברה \עריכת וידאו ומולטימדיה\גימיקים\שי ועוד

מאד חשוב שלפני קבלת החלטה לבדוק ש שהספקים\אמנים יתאימו:

א.     ברמה התקציבית- שהמחיר סביר ביחס לשוק

ב.     ברמה הערכית – שבאמת יש המלצות על הצלחת האומן בעבר\שראו סרטון או הקלטה של אירוע אחר גם מבחינה

ג.      ברמה המקצועית – לפעמים שולחים לאמייל של מארגנת פלייאר מדהים ביופיו ולא מספיק בודקים את האומן קודם מחוסר זמן ואז יש באירוע עצמו אכזבות גדולות זה לא מה שציפיתן לו.

ד.      ברמה האישית- האם אדם זה בעל אישיות נעימה? או שהוא יכול לייצר בעיות במהלך האירוע? האם הוא אמין? יעמוד במילה שלו?

תפקיד של המפיקה לבדוק קודם את ההתאמה של כל ספק וספק לפני האירוע.

• הפקה בפועל- לאחר שמחלטים לצאת לדרך מגיע השלב הכי משמעותי להצלחת האירוע הפקה בשטח. כמה פעמים קרה שארגנו אירוע מושלם ולא ידעו מהם זמני האירוע? מתי זה תור של המנחה לדבר? מתי הארוחה? מתי ההגרלה בהתחלה בסוף? מתי יקרינו את קטעי הוידאו? ומי יקרין אותם? מתחילים לחפש בקהל מי מבינה במחשבים? איפה מכבים את אורות האולם? ועוד..
• בכדי שהאירוע יתנהל בצורה חלקה ועם כמה שפחות תקלות על המפיקה  להכין מראש LINE UP- זהו הרצף של האירוע הסדר רץ שיכלול בתוכו בכל רגע ורגע
• זמן מדוייק- מצב במה\מצב תאורה\קטעי וידאו\מוזיקה \התחלה והסוף של השורה של כל אומן  ולעקוב שהאירוע מתנהל לפי לוחות הזמנים.

טיפול בתקלות- על המפיקה יש תפקיד גם בשטח לטפל בתקריות של הרגע אחרון כגון: מרצה מאחרת מה עושים? הקהל מחכה? שחקנית בדקה ה90 התקשרה ולא תוכל להגיע מי תחליף אותה? ועוד….

"מזוודת הישרדות"- תמיד כדאי שלמפיקה תהיה תיק עם כלים שיוכלו לעזור לאירוע למקרי חירום כגון:

עזרה ראשונה, פנס, סיכות ביטחון, גפרורים, כבל מאריך, דיסק אונקי, תיק עם אביזר שיער איפור, נרות, כמובן קופת צדקה, ח"תת, אגרות קודש.

*סיום האירוע והפקת לקחים – תמיד מומלץ להישאר עם אזן קשבת ולקבל משוב גם חיובי וגם שלילי בסוף האירוע ממה נשים נהנו? מהן התובנות לאירוע הבא? לדעת גם ללמוד מטעויות סוף מעשה במחשבה תחילה הפקת אירוע דורש המון אחראיות מחשבה רבה המון סדר וארגון אבל תמיד נזכור שאנו מתאמצות בכל כוחנו לארגון אירוע מושלם אבל בסופו של דבר מי שמנהל אותו הוא הקב"ה ומפתח ההצלחה בידי ברכות  הרבי מלך המשיח!

ברכה והצלחה

יעל בליאק

—

מארגנות ושליחות שיש להן שאלות או רוצות להגיב, להתייעץ מוזמנות להתקשר 0526777036

או באמייל [email protected]